Goed gevoel

Toen ik woensdag 8 maart na een lange en vermoeiende dag vanuit Den Bosch terugreed naar het noorden, was ik in opperbeste stemming. Ik kwam van een congres over beheer en onderhoud – waarop ik als dagvoorzitter mocht optreden – en was diep onder de indruk van de kwaliteit van de presentaties en de dialogen. We zijn in Nederland goed bezig, zo luidde mijn conclusie. We laten ons niet gek maken door regels, procedures en ingewikkeldheid door alleen in technische systemen te denken die we willen optimaliseren, maar zien beheer en onderhoud als werk dat gedaan wordt door mensen, waarbij we het vakmanschap van die mensen waarderen. We hadden tijdens het vooroverleg met de sprekers op 27 januari een rode draad bedacht en die kwam prachtig uit de verf.

De rode draad

Wat was die rode draad? Iemand formuleerde het als volgt: “Na de bouwfraude in de jaren ’90 zijn we in een systeem van wantrouwen terechtgekomen.” Met procedures en dikke contracten worden mensen en organisaties op afstand van elkaar gezet. Opdrachtgevers en opdrachtnemers mogen niet meer informeel met elkaar overleggen, althans zo wordt het vaak geïnterpreteerd. Het voelt als een beknelling, want men wil samenwerken en van elkaar leren. De vraag is dan: kun je door de ingewikkeldheid heen nog goed je werk doen? Beheer en onderhoud voer je uit met mensen en voor mensen – waaronder de burgers die belasting betalen – en het is van wezenlijk belang deze te waarderen. In vrijwel alle presentaties kwamen elementen van deze rode draad aan bod. Het raakte de congresgangers merkbaar. Iedereen stoeit ermee: “ben ik er om aan de regels te voldoen of zijn de regels er om mij te helpen?” Harold Soffner van de gemeente Bernheze formuleerde het helder: “zolang zaken in het duister worden bekonkeld, krijg je zoiets als de bouwfraude. Echter, als je volop het licht laat schijnen op wat je doet en transparant handelt, heb je alle ruimte om je hart te volgen in plaats van beperkende regels.”

Van politiek tot aan uitvoerder

Globaal kun je zeggen dat er een oude benadering is voor beheer en onderhoud en een nieuwe. Ik schets deze even als karikatuur, want het ligt genuanceerder. De ‘oude’ benadering is normgericht, waarbij het primair gaat om het constant in een puike conditie houden van objecten. De volledige verantwoordelijkheid wordt daarbij op het bordje gelegd van de technische beheerder die zekerheid op zekerheid stapelt. In de ‘nieuwe’ benadering wordt meer naar het functionele gebruik gekeken en naar de gehele levenscyclus. Je gaat dan kritischer kijken naar de vraag van: waarom doen we dit onderhoud? Waarom gaan we een asfaltweg craquelé-vrij onderhouden als er slechts een paar keer per jaar – tijdens de bietencampagne – tractoren overheen rijden? Waarom gaan we een gazon 22x per jaar strak maaien als de bewoners liever een bloemenveldje hebben? Moeten we objecten pas vervangen als ze kapot gaan of moeten ze hoe dan ook – koste wat het kost – werkend worden gehouden? De ‘nieuwe’ benadering kijkt naar objecten in een levende context en voorkomt dat zekerheid op zekerheid wordt gestapeld, door risico’s van onderhoudsregimes zorgvuldig af te wegen. Het resulteert in meer kwaliteit en lagere kosten.

Wat mij vooral opviel is dat bij de goede voorbeelden van de ‘nieuwe’ benadering de gehele lijn van politiek, bestuur, management, beleidsmedewerkers, projectleiders en praktijkmedewerkers actief wordt betrokken. Allen dragen een deel van de verantwoordelijkheid. Dan werkt het. Lindy Molenkamp (provincie Overijssel) en Chris de Vries (provincie Noord-Holland) illustreerden dit. Als je de nieuwe benadering puur ziet als een technische exercitie – een optimalisatievraagstuk – gaat het niet leven. Bij wegen kun je ook een deel van de verantwoordelijkheid neerleggen bij de weggebruikers. Katinka Fledderus(gemeente Amsterdam) en Dirk Lont (provincie Fryslân) vertelden over Shared Space bij station Amsterdam Centraal. Door mensen serieus te nemen, bouw je vertrouwen op.

Terminologie

Het ‘nieuwe’ systeem duiden we als ‘asset management.’ Daarbij gaat het om de assets in een areaal zorgvuldig in beeld te hebben en te volgen. Er kwamen ook vele drie-letterige afkortingen langs. Dan denk ik: waarom deze terminologie? Op het moment dat een manager binnen een provincie, waterschap of gemeente tegen zijn of haar medewerkers zegt: “wij gaan asset management uitrollen binnen onze organisatie” ontstaat er weerstand. “Deden we het dan niet goed soms?” is de reactie. Mijn conclusie: op het moment dat je het verbeteren van beheer en onderhoud ziet als een gezamenlijk zoek- en leerproces, ontstaat er iets dat waarde heeft. Echter, wil je ‘asset management’ als een systeem implementeren, dan gebeuren er rare onverwachte dingen en gaat het erg moeizaam. Mensen blijken mensen te zijn. Het gaat soepel als je jezelf bevrijdt van systeemtaal en mensen benadert vanuit hun eigen leefwereld en denkkaders. Dan blijkt de nieuwe benadering eigenlijk ‘gewoon’ een kwestie te zijn van nuchter nadenken.

Voorbij de ingewikkeldheid

Wat we graag willen is dat mensen die het onderhoud in de praktijk uitvoeren worden gewaardeerd om hun vakmanschap en creatief zijn, zodat ze in onverwachte situaties alert reageren. Daarvoor hebben ze ruimte nodig. De paradox is dat als je zaken goed en helder (transparant) hebt geregeld, deze ruimte ontstaat. De analogie die ik zelf hanteer betreft de Open Space. Dat is een werkvorm waarbij je een grote groep mensen uitdaagt creatief te zijn. Als je een dergelijke activiteit organiseert, moet je deze uiterst strak vormgeven. De spelregels moeten helder zijn en de activiteiten tot op de minuut nauwkeurig geregeld. Op het moment dat de deelnemers zich geen zorgen hoeven te maken over deze structuurdingen, voelen ze zich vrij en tonen ze zich van hun creatieve kant. De regels en protocollen zijn dan dienend en niet bepalend. Dit onderscheid is cruciaal.

Adapteren

De ‘oude’ manier van beheer en onderhoud functioneert als de wereld stilstaat en geconserveerd moet worden. Echter, veranderingen gaan sneller dan ooit. Je hebt daarom wendbaarheid nodig, zoals Lindy Molenkamp dat uitdrukte. Tom Touber (Holland Consulting Group) gaf daarbij aan dat je op eigen waarneming moeten durven afgaan en je niet door het systeem moet laten leiden. Hij verwees daarbij naar de Volvo Ocean Race waarbij de boot van Vesta op een eiland crashte. Bemanningsleden hadden aangegeven dat “de vorm van de golven anders waren” en “iemand rook land” echter met deze signalen werd niets gedaan. Het systeem faalde. Als je met beheer en onderhoud niet inspeelt op veranderingen, groeien ontwerp en gebruik uit elkaar. Niet alleen de leefomgeving verandert, maar ook de mensen zelf veranderen.

Verlost van onderbuik?

Dit blog is geen compleet verslag. Ik vis alleen enkele krenten uit de pap. Daarbij wil ik afsluiten met een kleine reflectie. Minder dan tien jaar geleden hoorde je verschillende beheerders nog zeggen van: “dankzij asset management zijn we verlost van de afhankelijk zijn van onderbuikgevoelens, want we onderbouwen onze activiteiten nu op meetbare feiten.” Gelukkig zien de meeste beheerders nu in dat dit een achterhaald beeld is. Om je werk goed te doen moet je keuzes baseren op drie bronnen: mens, model en meting. Het is geen kwestie van “of…of” maar van “en…en”. In de praktijk versterken de drie bronnen elkaar en merk je dat het goed kunnen samenwerken de basis is voor kwaliteit en werkplezier. Daarbij hoef je jezelf niet te laten ontmoedigen door regels en protocollen. Dat is op 8 maart meer dan duidelijk geworden.